ЛИЧНОЕ ДЕЛО СТУДЕНТА: ОФОРМЛЕНИЕ, ФОРМИРОВАНИЕ, ВЕДЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ

После поступления студента в ВУЗ на него заводят личное дело, которое состоит из личной карточки студента, медицинской справки о состоянии здоровья, туда подшивается копия паспорта и  документов о среднем образовании, вносится номер приказа о зачислении или переводе.

 

Также в процессе обучения в личное дело вносятся оценки студента (их вписывают в учебную карточку), выписки из приказов о переводе с курса на курс. В личном деле отражаются сведения об отчислении или восстановлении, академическом отпуске. Кроме того, в дело вкладывают характеристики с места прохождения практики, сведения о поощрениях и выговорах.

При изменении  семейного положения вклеивается свидетельство о браке, вносятся сведения об измененной фамилии. Мужчины, прошедшие срочную службу, предоставляют для личного дела копию военного билета. В некоторых ВУЗах студентов могут попросить копии свидетельства о рождении ребенка.

Даже после окончания ВУЗа личное дело студентов продолжает пополняться. Туда вносят выписки из приказов о допуске учащегося к сдаче государственных экзаменов, сведения о защите дипломной квалификационной работы, подшивают обходной  лист, характеристику за время учебы, копию приказа об окончании учебного заведения, копию диплома и приложения к нему, куда выставляются оценки. В персональную папку выпускника вкладывают зачетную книжку и студенческий билет. 

В случае утери студенческого билета, необходимо написать заявление об утере на имя ректора и приложить вырезку из газеты с объявлением об его утере. 

Зачетная книжка должна быть правильно заполнена, то есть в ней должны быть выставлены отметки об успеваемости, она должна быть подписана деканом и заверена печатью. Утерянную зачетную книжку также нужно будет восстанавливать. 

В дело вкладывается расписка выпускника о том, что по окончании учебы ему вернули аттестат о среднем образовании. 

Личное дело студента отправляют в архив, где, согласно законодательству, оно хранится 75 лет.